Home » Articole » RO » Calculatoare » Recomandări utile pentru corespondenţa prin e-mail

Recomandări utile pentru corespondenţa prin e-mail

postat în: Calculatoare 0

attachment

Este vorba de aspecte care nu sunt obligatorii, sau nu sunt soluţii la probleme de utilizare a e-mail-ului în sine, dar prin folosirea lor se câştigă timp, iar scrierea mesajelor va fi mai simplă:

Destinatarul

  • Trimiteţi mesajul potrivit la adresa potrivită. Înainte de a trimite un mesaj, alegeţi cu atenţie adresa de destinaţie. Nu trimiteţi la adrese colective (care includ mai mulţi destinatari) mesaje destinate unuia singur dintre ei, ci scrieţi-i pe adresa personală. Dacă, dimpotrivă, răspunsul îi vizează pe toţi destinatarii mesajului iniţial, atunci transmiteţi mesajul către toate adresele vizate. Când scrieţi unei instituţii care are mai multe adrese de contact publice, asiguraţi-vă că, dintre adresele de e-mail ale instituţiei respective, adresa la care trimiteţi un mesaj este cea mai indicată pentru problema pe care o ridicaţi în mesaj. În felul acesta nu-i veţi deranja pe alţii cu mesajul dumneavoastră şi mesajul va ajunge mai sigur la destinaţie. Folosiţi câmpul cc: numai atunci când destinatarul trecut aici ştie motivul pentru care primeşte copia mesajului.
  • Evitaţi sa trimiteţi mesaje nesolicitate. – a se vedea mai sus secţiunea dedicată fenomenului spam
  • Evitaţi redirecţionarea mesajelor nerelevante. Nu trimiteţi mai departe „scrisorile în lanţ” („chain-letters”), chiar dacă avertizează asupra unor viruşi periculoşi sau fac apeluri umanitare ori promit îmbogăţirea, mai ales dacă aceste mesaje conţin şi ataşamente. Majoritatea acestor mesaje intră în categoria de „hoax” (mesaje de dezinformare). Întrucât este foarte greu de aflat dacă informaţia este reală sau nu cel mai sigur este să ştergeţi mesajul respectiv.

Subiectul

  • Găsiţi un subiect adecvat – daţi mesajului o denumire care să fie semnificativă atât pentru dumneavoastră cât şi pentru destinatar
  • Gestionaţi adecvat importanţa mesajelor. Nu folosiţi în exces opţiunea „high priority” sau atenţionarea de „urgent” sau „important” în cadrul subiectului, pentru că riscaţi să pierdeţi valoarea acestor opţiuni atunci când veţi avea nevoie în mod real de ele.

Cuprinsul

  • Stabiliţi de la început formatul mesajului: culorile pentru fundal, mărimea şi culorile textului, sau – dacă nu vreţi prezentări speciale ale mesajului, alegeţi formatul text. În orice caz, formatele selectate trebuie să fie adecvate pentru textul scris. Alegeţi un format adecvat care să poată fi vizualizat cu uşurinţă de toţi utilizatorii (ex. html, rich text nu poate fi văzut de toţi). Evitaţi să aranjaţi textul în timp ce îl compuneţi – pentru economie de timp. Lăsaţi această operaţie pentru faza finală, după ce aţi scris tot textul.
  • Plasaţi adecvat răspunsurile dumneavoastră printre pasajele citate. Este bine să citaţi din mesajul primit pentru a-l ajuta pe destinatar să facă mai uşor legătura cu mesajul lui precedent. Cea mai indicată metodă este intercalarea răspunsului printre paragrafele din mesajul citat, astfel încât corespondentul va vedea imediat la care frază din mesajul său vă referiţi:

Stimate(ă) Domn/Doamnă,

Referitor la cererea dvs. vă comunicăm următoarele:

> Doresc sa aflu dacă autoturismul Oltcit cu numărul XXXXX a fost radiat din circulaţie sau nu

Primăria Capitalei nu deţine această informaţie.

> şi unde mă pot adresa pentru a obţine un certificat în acest sens.

Vă rugăm să vă adresaţi la Brigada de Poliţie Rutieră din str. Logofat Udrişte Năsturel, nr.9-15, sector 3.

Cu stimă,

Ion Popescu – Biroul de relaţii publice

  • Răspundeţi tuturor întrebărilor adresate – Dacă nu răspundeţi tuturor întrebărilor din mesajul adresat, veţi primi în continuare alte mesaje referitoare la chestiunile rămase nelămurite, ceea ce consumă atât timpul dumneavoastră cât şi cel al corespondentului, şi poate crea totodată nemulţumiri. Puteţi preîntâmpina astfel de situaţii prin răspunsuri clare şi complete inclusiv la întrebări ce pot fi anticipate datorită legăturii strânse cu subiectul în cauză.
  • Evitaţi frazele lungi. Folosiţi paragrafe scurte şi spaţii între paragrafe, structuraţi ideile sau enumerările prin marcatori şi numerotări. Încercaţi să nu construiţi fraze mai lungi de 15-20 de cuvinte şi mesaje mai lungi de 5-6 paragrafe. Corespondenţa prin e-mail este destinată unei comunicări rapide, ceea ce determină un stil de redactare diferit de cel al scrisorilor clasice.
  • Nu copiaţi dintr-un mesaj sau alt document fără permisiune. Pe lângă faptul că este nepoliticos să faceţi publică o comunicare adresată exclusiv dumneavoastră, poate exista riscul să încălcaţi prevederi ale legislaţiei privind dreptul de autor în cazul în care nu cereţi în prealabil permisiunea pentru reproducerea textului respectiv.
  • Nu transmiteţi informaţii confidenţiale. Comunicarea prin e-mail este similară oricărei comunicări efectuate prin alte mijloace, astfel încât sunt aplicabile regulile referitoare la confidenţialitate. De asemenea, este util să inseraţi la sfârşitul mesajelor o notă prin care să specificaţi natura şi răspunderea pentru conţinutul mesajului.
  • Evitaţi sa scrieţi tot textul numai cu majuscule. Pe Internet, scrierea unui cuvânt numai cu litere mari este interpretată ca o scoatere în evidenţă a cuvântului, dar dacă scrieţi un text întreg aşa, este ca şi cum aţi striga. Este iritant pentru majoritatea utilizatorilor, deci scrieţi normal textul, chiar dacă sunteţi grăbit.

Semnătura

  • Pregătiţi-vă o semnătura completă. Puteţi câştiga timp dacă vă definiţi o semnătura pe care să o ataşaţi rapid la mesaj. Când adăugaţi semnătura la un mesaj, ea va fi introdusa acolo unde se găseşte cursorul. Dacă nu vreţi ca destinatarul sa primească toate datele din semnătura, puteţi şterge pe loc din ele, dar oricum folosirea semnăturii predefinite vă scuteşte de scrierea aceloraşi date la fiecare mesaj. Semnătura este echivalentul unui antet la o scrisoare. Ea trebuie sa fie scurtă şi să nu includă date confidenţiale:

Model de semnătură:
================ <=O bară de separare , faţă de textul mesajului;
Ion Popescu
Director Executiv – Biroul Relaţii Publice
Primăria Municipiului Bucureşti
Bd. Regina Elisabeta nr. 47 sector 5
Tel. 305.55.00
e-mail: ion.popescu@pmb.ro
================ <=O bară de încheiere a semnăturii .

Ataşamentele

  • Ataşaţi de la început fişierele pe care vreţi sa le trimiteţi odată cu mesajul. În felul acesta vă asiguraţi ca nu veţi uita să le ataşaţi la sfârşitul compunerii mesajului.
  • Nu abuzaţi trimiţând mesaje mari. Chiar dacă destinatarul poate primi uşor mesaje mari, acestea pot provoca dificultăţi (congestii de trafic) atunc
    i când trec prin servere mai aglomerate sau cu performanţe mai slabe.
  • Comprimaţi fişierele într-un singur document arhivat. Dacă trebuie să ataşaţi mai multe fişiere este util să le arhivaţi intr-un singur document, folosind utilitare de arhivare cum ar fi WinZip, WinRAR, etc.
  • Nu transmiteţi ataşamente executabile. În general ataşamentele cu extensia .exe conţin viruşi şi de aceea sunt şterse automat de server. Dacă este absolut necesar să trimiteţi astfel de programe ca ataşament este bine să avertizaţi în prealabil destinatarul, pentru a fi sigur că mesajul este trimis într-adevăr de dumneavoastră şi este „curat”

Reguli în listele de discuţii*

  • Nu trimiteţi mesaje publicitare pe listă sau care nu se încadrează în subiectul propus iniţial
  • Nu utilizaţi adresele de e-mail aflate ca urmare a subscrierii la aceasta listă în scopuri comerciale sau ca sa enervaţi o altă persoană
  • Dacă deveniţi membru al unei liste folosiţi o săptămână sau două pentru a urmări discuţiile, tonul folosit şi abia apoi interveniţi dacă credeţi că aveţi ceva de spus
  • Evitaţi conversaţiile agresive şi discuţiile în contradictoriu dacă scapă de sub control, întrucât acestea sunt dezagreabile şi pentru ceilalţi participanţi la discuţii.
  • Urmaţi indicaţiile care de obicei sunt primite o data cu înscrierea pe listă
  • Înainte de a trimite un mesaj gândiţi-va că el va ajunge la TOŢI membrii. Verificaţi cu atenţie adresa la care este trimis! De multe ori dacă se trimite un răspuns la un mesaj de pe o lista de discuţii, acesta va merge la toată lista şi nu numai la persoana care l-a trimis.
  • Nu citaţi din mesajul la care răspundeţi decât ceea ce este necesar pentru identificare
  • În momentul în care nu mai doriţi să primiţi mesaje de pe listă folosiţi adresa prin care puteţi părăsi grupul imediat şi pe care de obicei o găsiţi fie pe pagina grupului, în mesajul de întâmpinare fie în partea de jos al oricărui mesaj primit de pe lista de discuţii.

(Sursa: MCTI)

Liste de discuţii recomandate, gazduite de Google:

AboutDogs
AdJobs
AdvertisingOnline
Afaceri
Affiliates Programs
All Recipes
Anunturi Imobiliare
Bloguri
Bucuresti
Cars News
CasinoOnline
Clipart
Côte d’Azur
Dictionaries
Divertisment
DVDs-Movies
eBayAuction
eBooks
Evenimente
Free Horoscopes
Free Online Games
Funny Pictures
gamblinggames
google-sitemaps-ro
Google webmasters
HotLiveGirls
Insurance-Mortgage
IT & C
IT Romania
Jocuri de noroc
London
Loto 6/49
Mehedinti
Music Downloads
Olteni
Oltenia
ONG EUROMAN
Online Gambling
Organizing for Action
Poker-Game
PrescriptionDrug
Protectie electronica
Protest
science
Search Engines Optimization
Song-Lyrics
Sports betting
Stiinta
Translations
Travel Landmark
Web-Design
WebmasterResources
Web Sites – Domain Names
Yahoo!News
Yahoo! Pipes

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *